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第一节 合同标准化管理三步走

文章来源:admin 发布时间:2020-08-08

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房地产项目合同具有周期长、涉及业务部门众多等特点:从周期维度来看,一个合同涵盖了从前期的合约规划,到中期的招标(包括标书编制、发标、招标、评标、定标、签约),再到后期的执行、付款、结算、评估等环节;从涉及的部门来看,需营销、设计、工程、成本、采购等业务部门参与其中。

合同标准化是任何一个卓越的房地产企业快速扩张的管理利器。合同标准化就是基于合约规划,梳理出需要固化的合同清单和具体的合同模板,以规避合同风险、降低无效成本、提高审批效率。

合同标准化对企业统一管理标准,以及对项目质量、成本、进度、风险控制和供应商管理都具有非常重大的意义。那么,如何进行合同标准化呢?标杆房地产企业T企业的合同标准化过程主要分三大步骤:范围规划、模板编制和应用控制。具体如图5-3所示。

图5-3 合同标准化三大步骤

一、第一步范围规划

据统计,每个房地产项目的合同数量少则近百份,多则200~500份,而在不同城市、不同项目,合同的文本内容都可能发生变化,每份合同在执行中的风险都千差万别。因此,需要对不同的合同进行分类,识别每类合同的常见管控风险,制定针对性的条款或措施进行应对。但是企业往往资源有限,时间也有限,很难对所有的合同文本进行标准化处理。所以,合同标准化的第一步是对合同标准化的范围进行划分。

T企业将其内部合同主要分为三大类:工程类、设计类与营销类,其合同标准化也主要针对这三大类进行。具体如图5-4所示。

图5-4 合同(标准化)分类

由于T企业在内部推行产品标准化,其产品标准化程度相应较高,供应商也相对稳定,所以T企业的合同分类简单清晰。另外,T企业将工作的重点放在需要管控的合同上,有针对性地进行标准化,一些零星的合同则不纳入其标准化管控范围。

根据标杆企业实践,在选择哪些合同进行标准化处理时会从以下三大维度进行分析,具体如图5-5所示。其中最重要的合同是金额占比大的合同,这些合同往往又是项目的核心内容,比如总包、重要的分包等占项目开发成本80%的合同,而且它们的施工周期长,因此必然成为最重要的管控对象,而历史中审批周期长的合同也会是标准化的主要对象。

图5-5 优先考虑标准化的合同类别

对大多数房地产企业来说,需要界定清楚哪些合同需要纳入管控范围,哪些合同可以由下属公司或项目自行拟订。

二、第二步模板编制

在以往合同签订的过程中,T企业发现合同条款经常被任意修改,但因湮没在诸多合同条款中,审批时很难发现。于是,T企业将所有错综复杂的合同条款分解为“通用条款”和“专用条款”两大类。

1.通用条款

通用条款是根据法律、行政法规的规定及建设工程施工的需要订立,通用于建设工程施工的条款。

2.专用条款

专用条款是发包人与承包人根据法律、行政法规的规定,结合具体工程实际,经协商达成一致意见的条款,是对通用条款的具体化、补充或修改。

该企业规定,在合同签订过程中,只能对专用条款部分进行编制,通用条款部分通过标准化的合同模板来控制。具体如图5-6所示。

图5-6 T企业合同编制标准

当然,在对合同模板进行标准化之后,相应的合同审批表单、审批要点也需要结构化。例如,在合同审批表单中,可以重点对合同范围、变更控制、付款条件、计价方式、竣工与结算等内容进行审批。

三、第三步应用控制

梳理完成合同标准化之后,会形成具体的合同标准化模板文件,但是在实际业务中,模板的应用控制在很多企业中都存在令人头痛的地方。一份合同往往几十页、上百页,在合同谈判及传签过程中,难以准确知晓合同中哪些条款保持不变、哪些条款已被修改,往往需要审批人员保持高度警惕,也要对报审的合同进行全面审阅,以避免疏漏,直接导致工作效率低下。因此,通过传统的方式实现控制比较麻烦,而通过信息化工具实施则成为一个简单高效的手段。

T企业在内部构建了成本管理信息化平台,所有的合同进行在线电子流程审批。具体如图5-7所示。对于合同文本标准化部分,使用软件进行控制,实现部分文本不可修改。对于允jj棋牌游戏许个性化部分,则由软件开放出来,供合同起草人员进行编辑。在合同文本修订时,软件会将可以修改的地方使用特殊底色进行标示,既便于一线编辑,也便于后期审批人员快速定位非标部分,从而有效提升效率、规避风险。完成审批后,合同文件由软件控制平台直接输出。

图5-7 合同审批模板

为了保障合同模板的有效应用,T企业在其内部明确规定:

(1)在招标采购、合同签订时,有标准化文件的必须采用标准化文件。

(2)如果没有对应的标准化文件,可以参照与业务内容最接近的标准化文件进行修订和补充。

(3)标准化文件在业务执行过程中,部分条款确实需要进行调整的,可以《补充协议》的形式对相应条款进行针对性修订,禁止在标准化文件的原文中直接修订。

此外,合同模板作为合约规划、标书模板对应的最后成果,应该与企业的合约规划、标书模板等相结合,保持与前期输入成果的一致。

T企业50份合同的标准化,从规划到应用控制,历时5个月完成。在推行合同标准化的同时,T企业还对相关业务流程进行了梳理,确定了每项业务从发起到会签、审批、备案、归档等事项的流程和权限,并采用成本管理系统进行固化,使各项流程迅速落地。

T企业对合同进行标准化管理,对管理流程进行固化,带来的价值非常明显,主要表现在以下3点:

(1)风险得到管控,合同纠纷的法律官司减少了一半。

(2)效率得到提升,审批效率提升了jj棋牌游戏大厅官网下载2~3倍,原来审批要半个月到一个月,现在大部分只需一周,并且完全杜绝了合同邮寄时的丢件现象。

(3)合同标准得到统一,可快速复制,有效支撑了区域的快速扩张。

值得注意的是,T企业当时的背景是,处于跨区域快速扩张期,它基于合同审批风险,重点针对合同模板进行了标准化。在大多数的企业当中,对于合约规划、标书模板进行标准化也是合同标准化工作的重要内容和基本动作。

另一标杆企业Z企业,也深入推行了合同标书模板的标准化。他们针对工程、材料设备类的合同编制了不同的标书模板,并在模板中界定了成本、采购、工程、研发等部门在标书中负责的范围和内容,主要有以下5点规范:(1)可整体替换内容;(2)可一次性输入内容;(3)需要以附件形式完善内容;(4)正式签署时视实际情况确认;(5)外单位填写。这些规范给出了清晰的使用指引,也很好地实现了合同的标准化管理。


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