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附录一 软件技术和尽职调查过程——撰写人克雷

文章来源:admin 发布时间:2020-08-08

文章来源:绵州棋牌安卓版 [1]

在过去的20年间,软件技术大多被用来支持房地产投资的财务管理环节,而在房地产投资的运作环节(如寻找潜在项目、收购/开发以及最终的出售)其应用却被大大地忽视了。

如今,财务管理软件在整个房地产投资行业的新技术应用上占到了70%。这些软件功能包括工作列表分析、客户关系管理(CRM)、项目管理、现金流折现模型以及文件管理。

以上所述并不奇怪,因为软件技术在房地产的应用也遵循了在其他行业中应用的过程。房地产财务管理会计系统早在个人电脑出现前的大型主机电脑时代就已开发应用了,所以技术上和应用上都很成熟。

过往数据分析和未来预测

财务管理系统几乎只能管理定量的数据。正如汽车的后视镜一样,那么大多数的财务管理系统都是“朝过去看”。所以财务管理系统对于分析公司过去做了一些什么事情是非常优秀的工具。

当然,财务管理系统也能在一定程度上处理定性的决策信息,这对于房地产投资成功与否起到非常重大的作用。

此外,财务管理系统对投资收益产生相对有限的主动影响,投资收益主要是由项目投资本身决定的,财务管理系统作为辅助工具只是起到一定的分析作用。

当然,并不是只有财务管理系统有这样的局限性,如果在错误的市场和错误的时机做出了一系列错误的收购、开发和出售的决定,再出色的项目本身和资产管理团队也无法力挽狂澜,重头来过。

所以我们得出以下推论,在正确的市场和适当的时机进行的房地产项目会增加优秀管理所产生的投资收益。

运用技术的最终目的是为了提高项目的收益。因而,应该在最有可能影响房地产投资收益的环节中增大技术投资力度。

需要注意的一点是,增加技术投资并不能被认为是一个“零和博弈”。在运作各个环节中增加技术投资是不能以牺牲财务管理其他组成部分为代价的。

对于大多数投资经理来说,为了保持竞争力,需要将更多的资金投入到技术中。这里重要的一点是投入的资金应越来越多地用于可能对提高项目收益产生积极影响的系统。

现有并购软件技术和尽职调查过程

面对日益增加的技术投资,我们自然会问一个问题,“我们是否可以将现有的财务管理系统运用到房地产投资的运作环节?”

对于处理定量分析的财务管理技术可以最优化地捕捉财务信息。可惜的是,出现在寻找潜在项目、收购/开发以及最终的出售过程中所产生的信息却是定性的。

例如,假设最佳的并购操作是需要尽职调查团队亲自核查项目的区域划分和规划设计。在核查的过程中发现,某政府职能部门希望拆除项目的一个拐角处用以扩大路口的交通。财务管理系统是很难获取这样的信息的。

另一个例子是假设尽职调查的最佳操作是对每一个租客进行面谈。在和一个租客的交涉过程中,此租客要求特殊且私下的“待遇”,即免除其三年应缴的所占公共区域维护费。

虽然这种情况可以在模型里准确地分析出现金流状况,但是财务管理系统还是无法预测接下来所需要面临的问题,是应该把这一事件着重分析还是应该轻描淡写地带过。

之所以有这样的问题,正如前面所述,财务管理系统设计的原理不是追溯定性信息,也无法通过改进来实现。这需要新技术的研发来完善这一功能。

提出正确的问题

在考虑投资新技术之前,更为重要的是确定此技术能够解决亟待解决的问题。

设想一项工作需要20或者30个人来完成(这些人甚至互不相识),他们需要在时间很紧迫的情况下,在不同的地点完成一系列复杂的任务。这也正是大多数投资经理所面临的实际尽职调查过程。

评估团队必须验证市场的趋势、和租客面谈、检查建筑结构和设备系统、了解周边环境状况、核实租赁和财务数据,评估项目价值、预测未来投资收益、确认股权资本来源和锁定合适的债权融资方式。当然也需要考虑投资委员会的要求。

为了让这一切进展顺利,一系列的交叉工作必须在很紧的时间内完成。其中包括:

■起草合同和谈判

■设定和完成时间表

■收集和研究市场信息

■管理内部员工

■雇佣和协调顾问团队

■审阅租赁和管理文件

■准备和分发调查报告

■确认资金来源

如果没有有效地安排足够的时间和人员配置,并购过程可能会放缓甚至停滞不前。还有可能忽略重要问题甚至犯下错误,其中最严重的问题是,交易已经完成,但没有解决目标物业运营中会涉及的关键问题,甚至没有考虑这些问题。

遗憾的是,目前管理这类定性信息的媒介是法律文本,留言电话和使用较多的电子邮件。虽然操作起来很简单,但是这些“技术”还是存在严重缺陷,最重要的是他们不能融为一体。

根本问题是,财务管理系统的设置不适合进行尽职调查过程中的定量分析工作。

整合软件

对于某些投资经理来说,另外一种解决办法就是试着整合现有的各种软件,例如Excel工作表、Word文字处理、电子邮件和后台部门的财务系统等。

假设一个拥有5个通话通道的电话会议,每一个会议人员只能听懂和说自己的母语。现在设想如果这个电话可以魔术般的翻译文字和文法可以使得无论哪种语言都会被翻译成每个会议人员听得懂的母语。这将是多么先进便捷的技术啊!

由于第三方尽职调查顾问公司可能使用不同的软件,大多数公司都被迫安装有很多种应用软件用以接收来自不同尽职调查顾问公司的数据。

和上述电话会议翻译的问题一样,大多数软件并不能和其他软件互通。结果,所需要的数据被分散在了多种不同的软件内而导致效率低下。糟糕的是,繁琐的数据输入会导致错误的发生,而且错误发生了也不易被发现。

为什么不用电子邮件?

当电子邮件被公众使用后,它使得投资经理们可以几乎同时收到在交易过程中很紧急的信息。所以电子邮件改进了当时通用的传真和隔夜信件的沟通方式。

一开始,接收5封电子邮件已经被认为很多,每一封电子邮件都是相关人员发出的重要且言之有物的信息。

现在电子邮件环境充斥着垃圾邮件,使得把电子邮件作为首选沟通方式的人们不得不考虑以下两种解决办法:

■使用过滤系统尽量隔离无用信息(垃圾信息),与此同时也同样面临着丢失重要信息的可能性。

■在垃圾邮件中寻找有用信息,但是这操作起来效率非常低。

虽然电子邮件有着显著的优势,但是在具有互动性要求的尽职调查过程中,依赖电子邮件也只能是退而求其次的选择。此外,电子邮件也无法实现前述的一些实时互动功能。我们还是需要一种专门能够运用于尽职调查过程的新技术。

最终需求

我们最终需要创造一种协作环境,在这种环境中尽职调查团队能更加有效地开展工作,并能细致准确地完成工作。

这种环境需要新技术在内部一体的系统中同时执行多项任务,其主要目的是:

分享给每一个成员

制定进程管理清单是尽职调查的准备工作之一。清单需明确任务,包括分配的责任内容和合理的完成期限。

然而仅有清单显然是不充分的。举例来说,全国家最大的一家养老基金的房地产投资董事指出某位投资顾问犯了错,误导致项目多花费了30万美金的成本。

这位董事说“不要担心,我有超过10亿美金的投资都是通过这个顾问,并且他们做的目前看来都很不错。我知道他们在纽约办公室的某位同事犯了相同的错误并且也有可能再犯错,但是他绝对不会重复这个错误。”

我们的回答是:“我们最大的担心是顾问公司在洛杉矶的同事会重复同样的错误,因为他们并没有分享同一个清单。”

为了提升清单的价值,必须严格按照清单执行,并且在使用过程中不断地更新用以形成公司最优的操作规范。清单的任何变化应能通过因特网发送至整个尽职调查团队,不管他们在哪里。

机密性

虽然很多尽职调查信息是可以而且必须分享的,但是软件技术也必须能够分别处理团队成员的私人信息。

例如,如果软件技术不能保障“律师-客户”特权的话,律师可能不会使用新技术。软件技术必须装有“角色权限控制(RBAC)”系统,其主要作用是在尽职调查过程中提供团队成员读写的权限。

软件系统应能让第三方顾问机构看到其被分配的工作,但是又看不到其他顾问被分配的工作。

档案管理

尽职调查软件同时也需要实现档案管理功能。就最低限度而言,软件应该有能力管理各种不限大小的电子文档。

档案管理系统应该可以直接和尽职调查过程中的任务挂钩,并实现“版本控制”。假设一个买卖合同有五个不同的版本,那么这些版本应该可以按照文件生成的顺序被有序地审阅。

软件技术也应该包含出色的查询检索功能,这样任何文件都可以触手可得。

内容管理

软件管理的一个基本要求是对收购过程中的信息进行存档,并且无论是在尽职调查还是在资产管理和项目出售的过程中都可以方便地读取。

所包含的内容包括:

■现金的来源和使用

■回报率

■数据参数(自动计算诸如利息覆盖率,停车位比例等)

■租户面谈

■租赁合同简要

■信用分析

■重置成本分析

■优势和劣势

■机会和风险

■尽职调查的主要发现

■退出策略的考虑

本质上说,尽职调查软件的目的应该提供通过互联网实时获取项目的任何信息而不需要追溯到任何纸张文件。

时间管理

在尽职调查过程中采用集中管理的基于网页的时间表对于有效管理许多时间关键任务至关重要。每项任务都要有明确的最后期限。

进一步说,对某些人造成逾期的项目予以曝光有助于纠正这些拖沓的行为。高层管理人员具有总体把握能力是有益的,管理层能在任何时候能够知晓谁落后于时间表并要求其给出合理的解释。

新技术的优势

现今,市场上有些公司专门开发满足尽职调查的软件。这些新型尽职调查软件的功能包括以下一些:

减少错误发生率

在过去一些年里,机构投资者越来越多地涉足房地产投资,不断增加投资配置比例,在他们可以接受的较高风险下扩大投资范围。

这转而会迫使很多投资经理接受更高的风险。尽管不是那么刻意,投资经理会在以前避免的房地产周期的某个阶段投资,或在行业下行周期接受较少安全边际的收益率,或投资于以前不考虑的市场或物业类型,以及同意比实际需要的时间短的尽职调查期。

完成任何时间受限、错综复杂的工作时都不可避免地会犯错误,我们关心的问题是如何在同一公司的不同办公室避免犯同样的错误。如果使用尽职调查软件可以让投资者或者开发商避免重复哪怕是一个大错误,也就体现了这个软件的价值。

打比方来说,尽职调查软件业应该是房地产交易的“安全带”。你当然不会每次开车都发生交通事故,但是只要开车就应该系好安全带,因为一旦发生交通事故,就要付出巨大的代价。同样道理也适用在房地产投资领域。

提高买方信誉

如果尽职调查软件没有详尽的计划,就有可能在出报告后的几天内,重要的建筑和周边环境已经发生了重大的改变,到了最后一刻再发现问题,就需要启动紧急措施来弥补。

这些最后一刻的谈判考验着任何一名房地产经理的关键资产——信用和声誉。又有谁愿意和一个似乎先隐藏信息而到了最后一刻才重新讨价还价的买家谈生意呢?

有了尽职调查软件,顾问公司可以实时提交重要信息,通常都是最终报告前的好几个星期。这样很多有创造性的解决办法可以提前设计,例如,一份屋顶质量担保文件的缺失能够及时得到弥补,以避免高昂的重置成本。

有效地利用资源

通过使用尽职调查软件,收购团队可以像在办公室里一样,在自己家里或者酒店里有效地工作,因为他们所需要的一切都可以通过登录软件来获取。

管理层可以几乎“亲自现场”检查工作,看看谁进度落后。年轻的成员也有绝佳的机会向那些经验丰富的成员学习,获取他们的想法。

因为所有的工作都被很详尽地分配,简单的任务分配给了资历尚浅的成员,这样就让资深的成员可以完成附加值更高的工作。

外包文书工作可以有效提高公司工作效率,让公司的成员集中精力完成高附加值的工作(相对于手输数据而言)。

没有尽职调查软件,在有时差的地区之间,效率低下的沟通会降低工作的产出。当一个外包的服务商可以遵循公司的最优操作规范并且实现实时沟通,也就意味着高的工作产出得到锁定。

减少人员流动

对于任何投资公司而言,一个普遍(或者很花费成本)的问题就是人员的流动和人员流动给员工士气带来的影响。

通常而言,罪魁祸首是因为绩效考核是武断的而且带有政治色彩,尽管管理层一致努力创造公平和民主的考核过程。

尽职调查软件可以帮助衡量雇员的工作量和工作质量。因此,管理层得以在绩效考核中体现一定程度的客观性。

最终,工作富有成效的雇员通过精英文化将被认可和奖励。

降低诉讼成本

遗憾的是,投资者和投资经理人之间的法律纠纷在呈上升趋势。除个别例外,很多纠纷最终都以较大金额的金钱补偿而得到解决(几百万美元都不少见)。这是由于投资经理人不能证明:保存有一份交易过程清单,或即使有清单也不能证明实际使用了。

避免潜在的法律诉讼及随之而来的不良社会影响足以证明对尽职调查技术的投资是值得的。

加强雇员培训

很多公司对于培训都是说得很好。但在现实中,这些努力却往往会落空。尤其是在交易领域,最好的方法是由经验丰富的交易人员来传授。可惜的是,由于这会占用公司赖以生存的交易的宝贵时间而难以开展。这个问题在拥有不同地区办公室或全球办公室的大型公司尤为明显。而且让积极工作中的人员来参加培训也是一项重大成本。

有效的尽职调查软件可以帮助减少这种隐形成本,其方法是通过清单的方式来告知公司雇员(或者外包的专业人员)如何完成每一项工作。

通过尽职调查软件,每一个人可以非常明确自己要做什么,什么时候做和如何做。结果,培训课程也学到了,清单也经常在过程中被优化。

通过尽职调查软件,最优的操作方法自动地发给第一线的雇员,无论他们身处何方,是在办公室、在家还是在路上。

取得竞争优势

当然我们也要谈及一些正面的竞争优势。当一个公司和其对手公司面临最终对决的时候,哪个公司能最大限度地减少尽职调查阶段的潜在的错误,并因此帮客户节约潜在损失中不为所知的费用,哪个公司就将胜出。

通常来说,通过运用尽职调查软件管理并购过程,投资经理可以表明软件不仅制定了最好的管理清单并且能够贯彻清单内容。

技术的选择

房地产企业通常有三种选择的方式:

维持现状

迄今为止,最为通用的方式就是“维持现状”法则,即不使用尽职调查软件。毕竟,jj棋牌游戏攻略秘籍“我们没有使用技术也已经买了很多房地产项目。”按照既有常规即看起来节约成本又是一种内部通用的法则。

然而,即使对技术特别反感的人也会承认计算器、个人电脑、电子邮件和互联网的引入对他们的业务的的确确发生了正面的影响。

当然也会出现某些法律问题,如果投资资产出现严重问题,可能是尽职调查过程中的纰漏导致的。

投资经理都被寄希望于使用业界“最佳实践标准”来替客户行使受托责任。最佳实践标准并不是代表所有行业公司应该执行的准则只是一些具有行业代表性的公司所习惯使用的规范。如果行业内领先的公司通过使用尽职调查软件或者新技术可以避免错误,那么倡导维持现状的投资经理就可以有足够的立场来证明不使用调查软件更加优越,至少足以避免问题。

内部发展

第二个通用的方式是“量身定做”(也被认为是内部技术部门设计)。实际上,除非公司的规模非常大,而且有着百万美元的预算给予内部技术支持部门,否则根本无法负担得起这么庞大的软件开发,也无法承担软件开发的内在风险。

这在很大程度上还是一个公司核心竞争力的问题:这是一个房地产公司还是一个软件开发公司?这也很好地表明为什么法律和工程通常会被外包的原因。那么为什么投资经理要试图在内部开发技术,特别是这种关系到专业化声誉和财务状况的技术呢jj娱乐棋牌官方版下载

外包

第三个选择就是从软件公司获得技术使用许可,或者直接购买技术,这种方式的优势在于:这些知名的、资金雄厚的软件提供商能够提供满足本附录提到的各种功能需求的软件。为什么不让这样的软件公司来承担开发软件和提供客户服务的风险和成本呢?

宽泛还是精悍

通常来说,最知名而且资金雄厚的软件公司都是销售“宽泛”的软件。在他们看来,这些软件可以被广泛地运用到不同的行业里,通过保持软件的通用性,他们可以通过庞大的客户群来摊销研发成本。

可惜的是,宽泛的方法有着一些局限性。一个并购的专家可能需要把租赁合同的内容解压到Excel工作表中,但是后续发现无法通过互联网来链接到这些租赁合同内容,也无法自动地把内容输出到现金流模型软件中,产生无法兼容的问题。

换句话来说,“宽泛”的软件需要公司来承担人工向其他软件系统输入数据的费用。这将花费大量的时间和费用并且承担在庞大的数据输入中出错的风险。

另一方面,有些软件设计公司就把目光瞄准了只为一些商业地产公司服务的机会。这些软件公司可以设计,开发只针对房地产行业需要的软件。这也是目前市场上大多数公司采用尽职调查软件所选择的最佳解决方案。

采用最新的软件技术

jj棋牌游戏平台成功采用任何新技术都会是艰难的管理挑战。除非尽职调查软件被应用到公司文化中,被公司员工在日常工作中广泛使用,否则这种软件也没有多大价值。

因此,关键是成功地解决“采用”的问题,这在某种程度上对于成功使用尽职调查技术比上述讨论的其他任何问题都更重要。

要成功采用新的软件,高级管理层应全力支持其使用。先使用者应得到奖励,对新技术有恐惧感的员工应得到适当的培训和激励。

结论

使用软件技术来改善房地产投资的运作环节是大家公认的好方式。通过软件技术,投资经理将受益于工作效率的提高和可控风险的降低。

由于目前还没有完美的解决方式,房地产投资经理需要权衡本附录所描述问题的利与弊。

但是,这样的努力是非常值得的,因为房地产行业日益激烈的竞争形势必然激发从业人员对各种可能的竞争优势的思考。

本附录内所阐述的内容也应促使他们思考尽职调查过程中成功运用最新软件技术带来的收益,以及各种技术方案的优劣,并以此为基础做出最终决定。

最后需要嘱咐的一点:如果公司文化对于这种技术改变持有谨慎的态度,那么使用尽职调查软件技术就需要从长计议。


[1] 克雷斯·塞弗伦斯(Craig Severance)曾供职于美国AMB房地产基金并担任收购部门董事,现致力于推动将软件技术应用于尽职调查过程。

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